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Wichtige Informationen zu Änderungen bei den elektronischen Registrierkassen

Am 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium ein Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften veröffentlicht. Weitere Ausführungen finden Sie u.a. in der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Das bedeutet: Sie als Anwender eines Kassensystems sind selbst für die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in Ihrem Betrieb verantwortlich.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie alle technischen Möglichkeiten Ihres Kassensystems nutzen. Auch sollten Sie alle Unterlagen wie z.B. Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen, sowie alle gedruckten Belege der Kasse z.B. bei Umprogrammierungen aufbewahren. Das Vernichten von Ausdrucken, insbesondere jegliche Art von Kassenberichten, ist nicht statthaft - auch wenn Sie diese Informationen derzeit nicht für wichtig erachten!

Es besteht eine Verpflichtung des Steuerpflichtigen, die von ihm eingesetzte Registrierkasse durch Software-Updates oder Speichererweiterungen soweit hochzurüsten, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies gilt immer dann, wenn der Hersteller des Kassensystems entsprechende Erweiterungen anbietet. Informieren Sie sich bei uns, ob für Ihr Kassensystem bereits eine Erweiterung oder ein Update angeboten wird.

Registrierkassen, die sich zum Zeitpunkt des Schreibens in Betrieb befinden, dürfen bis zum 31.12.2016 weiterhin eingesetzt werden, wenn der Hersteller keine Updates mehr anbietet. Werden Journale mitgedruckt, sind diese zwingend aufzubewahren. Bei Kassen, welche ein s.g. elektronisches Journal nutzen, sollten Sie dieses regelmäßig ausdrucken und archivieren. Einige Modelle erlauben auch die elektronische Speicherung dieses Journals. Wir informieren Sie gern, ob Ihre Kasse diese Möglichkeit bietet.

Auch für die Sicherung dieser Daten sind ausschließlich Sie verantwortlich (Backup).

Wenn Sie keine elektronische, sondern eine sogenannte offene Ladenkasse (z.B. auf Jahrmärkten) nutzen, sind Sie nicht gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen. Eine Kassenpflicht gibt es also derzeit nicht, jedoch ist der Einsatz aus vielerlei Hinsicht sehr zu emphehlen.

Wichtiger Hinweis! Keinesfalls können diese nur sehr oberflächlichen Hinweise eine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater, dem zuständigen Finanzamt oder einem Rechtsanwalt ersetzen. Daher ist jede Haftung von uns ausdrücklich ausgeschlossen.